前回の記事ではらいふ若草で受注した税理士事務所の仕事の件について触れてみました。利用者が簡単で間違いがないように入力するための工夫をいろいろと追加したのですが、その中でもっもと注力したのは預かった情報をいかに流出させないが問題でした。特に個人情報保護は、依頼してくれる税理士事務所の信頼と安心安全を守るために不可欠な課題です。
本記事では、経費入力作業における個人情報保護の徹底について、当事業所の具体的な取り組みを5つご紹介します。
取り組み１；経費入力作業担当者の限定
個人情報を含むレシート等の経費入力作業は、責任感があり、情報セキュリティに関する知識を有する作業担当者に限定します。作業担当者は、定期的な研修を受けることで、個人情報保護に関する意識を高め、適切な取り扱いを徹底します。
取り組み２；アルファベットと番号による依頼管理
発注元や背税理士事務所を特定できないよう、依頼管理はアルファベットと番号で行います。入力作業側は、各種情報と紐付けられることなく、伝票情報のみを扱うことで、情報漏洩のリスクを最小限に抑えます。
取り組み３；利用者による情報入力の限定
利用者の入力作業は、管理番号、日付、レシートの合計金額のみに限定します。個人情報を含む項目は、職員が入力することで、全体的な情報漏洩を防ぎます。
取り組み４；サーバー側での自動振り分け
サーバー側で整理番号と金額を日付で整列し、自動的に発注元に振り分けます。この自動化により、人為的なミスによる情報漏洩のリスクを排除します。
取り組み５；職業指導員・担当職員による最終確認
職業指導員または担当職員が、合計金額と件数を照らし合わせ、最終的なデータ確認を行います。この確認により、入力ミスや不正なデータの混入を検知し、データの信頼性を高めます。
まとめ
個人情報保護は、依頼主の信頼関係を築き、事業所の運営を継続していくために不可欠な要素です。
当事業所では、上記5つの取り組みをはじめ、様々な対策を講じることで、機密情報や個人情報保護の徹底に努めています。
今後も、提携先の信頼と安心安全を守り、質の高い入力代行のサービスを提供できるように、機密情報や個人情報保護に関する意識向上に注力していきます。
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